Wer ist für den digitalen Produktpass verantwortlich?

By Sandra Hummel
14 Oct 2026

Für den digitalen Produktpass ist in erster Linie der Hersteller verantwortlich. Er muss den Pass erstellen und befüllen.
Der digitale Produktpass muss über den gesamten Produktlebenszyklus aktuell gehalten werden.
Wenn kein Hersteller mit Sitz in der EU benannt werden kann, übernehmen Importeure oder Bevollmächtigte diese Pflicht. Die folgenden Abschnitte klären, wer genau welche Aufgaben trägt und wie sich die Verantwortung in der Praxis verteilt.

Welche Akteure sind am digitalen Produktpass beteiligt?

Am digitalen Produktpass sind mehrere Wirtschaftsakteure beteiligt: Hersteller, Importeure, Händler und in bestimmten Fällen Bevollmächtigte. Die EU-Ökodesign-Verordnung (ESPR), die den rechtlichen Rahmen für den EU-Produktpass bildet, definiert klare Rollen entlang der Lieferkette. Wer welche Pflichten trägt, hängt davon ab, wo ein Unternehmen in der Wertschöpfungskette steht.
Die Hauptakteure im Überblick:

Hersteller: Trägt die primäre Verantwortung für Erstellung, Inhalt und Pflege des digitalen Produktpasses
Bevollmächtigte: Können vom Hersteller mandatiert werden, bestimmte DPP-Pflichten stellvertretend zu erfüllen
Importeure: Übernehmen die Verantwortung, wenn der Hersteller außerhalb der EU sitzt und keinen Bevollmächtigten benennt
Händler: Haben begrenzte, aber klar definierte Pflichten, insbesondere bei der Weitergabe von Passinformationen

Diese Rollenverteilung ist kein Selbstzweck. Sie stellt sicher, dass für jedes Produkt, das auf dem EU-Markt platziert wird, ein identifizierbarer Ansprechpartner existiert, der für die Richtigkeit der Produktdaten haftet.

Welche Pflichten hat der Hersteller beim digitalen Produktpass?

Der Hersteller ist der zentrale Verantwortliche beim digitalen Produktpass. Er muss den Pass vor dem Inverkehrbringen eines Produkts erstellen, mit allen geforderten Daten befüllen und sicherstellen, dass der Pass über einen eindeutigen Datenträger zugänglich ist. Zudem ist er verpflichtet, den Produktpass bei relevanten Änderungen zu aktualisieren. Diese Pflichten gelten jedoch erst, sobald für die jeweilige Produktgruppe ein verbindlicher Rechtsakt in Kraft getreten ist und die vorgesehene Übergangsfrist abgelaufen ist.
Konkret umfassen die Pflichten des Herstellers beim digitalen Produktpass folgende Bereiche:

Datenerstellung: Erfassung aller produktrelevanten Informationen, etwa zu Materialzusammensetzung, Reparierbarkeit, Energieverbrauch und Recyclingfähigkeit
Datenzugang: Bereitstellung eines maschinenlesbaren Datenträgers, in der Regel eines QR-Codes oder eines digitalen Links, der zum Produktpass führt
Datenaktualität: Kontinuierliche Pflege des Passes, wenn sich produktrelevante Informationen ändern
Konformitätserklärung: Sicherstellung, dass der Produktpass den Anforderungen der jeweils geltenden delegierten Rechtsakte entspricht

Wichtig: Die genauen Datenanforderungen und Einführungszeitpunkte variieren je nach Produktkategorie. Die ESPR ermächtigt die EU-Kommission, produktspezifische delegierte Rechtsakte zu erlassen, die festlegen, welche Informationen im jeweiligen Produktpass enthalten sein müssen und ab wann die Pflicht gilt. Der digitale Batteriepass wird nach der EU-Batterieverordnung ab Februar 2027 verpflichtend. Für andere Produktgruppen wie Textilien oder Elektronikprodukte folgen die Verpflichtungen erst zu späteren Zeitpunkten, sobald die entsprechenden delegierten Rechtsakte erlassen sind. Hersteller sollten daher die für ihre Produktkategorie relevanten Rechtsakte frühzeitig identifizieren und ihre Prozesse entsprechend ausrichten. Wer sich einen Überblick über strukturierte technische Dokumentation verschaffen möchte, findet dort hilfreiche Orientierung.

Wann übernehmen Importeure und Händler die Verantwortung?

Importeure haben eigene Prüf- und Compliancepflichten. In bestimmten Konstellationen können sie zusätzliche Verantwortlichkeiten übernehmen, insbesondere wenn kein verantwortlicher Hersteller innerhalb der EU greifbar ist. In diesem Fall treten Importeure rechtlich an die Stelle des Herstellers und müssen sicherstellen, dass ein gültiger digitaler Produktpass vorliegt, bevor das Produkt auf dem EU-Markt platziert wird.
Händler hingegen haben eine eingeschränktere, aber dennoch relevante Rolle:

Sie dürfen Produkte nur dann in Verkehr bringen, wenn ein gültiger Produktpass vorhanden und zugänglich ist
Sie sind verpflichtet, die Passinformationen unverändert weiterzugeben und dürfen keine Daten löschen oder verdecken
Wenn sie ein Produkt unter eigenem Namen oder eigener Marke vertreiben, werden sie rechtlich wie Hersteller behandelt und übernehmen damit alle entsprechenden Pflichten

Besonders der letzte Punkt ist für den Handel relevant: Wer Eigenmarkenprodukte anbietet oder wesentliche Produkteigenschaften verändert, kann nicht mehr als reiner Händler auftreten. Die DPP-Verantwortung verschiebt sich in diesem Fall vollständig auf das Handelsunternehmen.

Was passiert, wenn kein Verantwortlicher benannt ist?

Wenn kein Verantwortlicher für den digitalen Produktpass benannt ist oder der Pass fehlt, darf das Produkt, sobald für die betreffende Produktgruppe eine verbindliche DPP-Pflicht besteht, nicht auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht werden. Marktüberwachungsbehörden sind dann befugt, solche Produkte vom Markt zu nehmen. Unternehmen, die Produkte ohne gültigen Produktpass vertreiben, riskieren ab dem jeweiligen Geltungsbeginn behördliche Maßnahmen und Marktzugangsverluste.
Die ESPR sieht vor, dass die Mitgliedstaaten wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen für Verstöße festlegen. Das bedeutet in der Praxis, sobald die Pflicht für eine Produktgruppe gilt:

Produkte ohne Produktpass können von der Marktüberwachung zurückgerufen oder gesperrt werden
Importeure, die kein Hersteller-Mandat vorweisen können, haften selbst für fehlende oder fehlerhafte Passdaten
Händler, die wissentlich Produkte ohne Produktpass weiterverkaufen, können ebenfalls in die Haftung genommen werden

Unternehmen sollten daher frühzeitig klären, wer in ihrer Lieferkette die Verantwortung für den herstellerseitigen Part des digitalen Produktpasses übernimmt, und vertragliche Regelungen mit Lieferanten entsprechend anpassen.

Wie lässt sich die DPP-Verantwortung operativ umsetzen?

Die operative Umsetzung der DPP-Verantwortung erfordert drei Schritte: erstens die Klärung der eigenen Rolle in der Lieferkette, zweitens den Aufbau geeigneter Datenprozesse und drittens die technische Einbindung des Produktpasses in bestehende Systeme. Je früher Unternehmen diese Schritte angehen, desto geringer ist der Anpassungsaufwand, wenn die produktspezifischen Anforderungen für ihre Produktgruppen in Kraft treten.

Rollen und Zuständigkeiten intern klären

Zunächst sollten Unternehmen intern festlegen, wer für die Erstellung, Pflege und Aktualisierung des digitalen Produktpasses zuständig ist. Das betrifft nicht nur die Rechtsabteilung, sondern auch Produktentwicklung, Einkauf und IT. Eine klare interne Zuständigkeitsmatrix verhindert, dass Informationen zwischen Abteilungen verloren gehen oder Daten inkonsistent erfasst werden.

Datenprozesse und Systemanbindung aufbauen

Der digitale Produktpass ist kein statisches Dokument, sondern ein lebendiger Datensatz. Unternehmen benötigen Prozesse, die sicherstellen, dass Produktdaten bei jeder relevanten Änderung automatisch oder zuverlässig manuell aktualisiert werden. Dafür bieten sich maßgeschneiderte Softwarelösungen an, die vorhandene ERP- oder PLM-Systeme mit der DPP-Infrastruktur verbinden. Auch die Anbindung an das zentrale Datenregister der EU sollte technisch vorbereitet werden.
Wer bereits strukturierte Produktdaten pflegt, hat einen klaren Vorteil: Viele der für den Produktpass benötigten Informationen liegen in solchen Unternehmen bereits vor, müssen aber in das richtige Format gebracht und zugänglich gemacht werden.

Wie NOVA Aftersales Sie bei der Umsetzung des digitalen Produktpasses unterstützt

NOVA Aftersales begleitet Unternehmen bei der strukturierten Vorbereitung auf den digitalen Produktpass, von der Rollenklärung bis zur technischen Umsetzung. Das Team vereint Expertise in technischer Dokumentation, Softwareentwicklung und Compliance-Prozessen, um Ihnen eine praxisnahe Lösung zu bieten.
Was NOVA Aftersales konkret für Sie leisten kann:

Analyse Ihrer Lieferkettenrolle: Klärung, ob Sie als Hersteller, Importeur oder Händler auftreten und welche Pflichten daraus folgen
Aufbau von Dokumentationsstrukturen: Erstellung und Strukturierung der produktrelevanten Daten nach den Anforderungen der ESPR und produktspezifischer delegierter Rechtsakte
Softwareentwicklung und Systemintegration: Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen, die Ihre bestehenden Systeme mit der DPP-Infrastruktur verbinden
Prozessberatung: Aufbau interner Zuständigkeitsstrukturen und Workflows für die laufende Pflege des Produktpasses

Wenn Sie wissen möchten, wie NOVA Aftersales Ihr Unternehmen konkret bei der DPP-Umsetzung unterstützen kann, nehmen Sie jetzt Kontakt auf und erhalten Sie eine unverbindliche Ersteinschätzung.

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